Officemanager Bibliotheek Almelo en Theater Hof 88

"Word de onmisbare schakel tussen en dynamische kracht achter ons managementteam als officemanager!''

Bibliotheek Almelo en Theater Hof 88 zijn dé inspirerende plekken voor persoonlijke ontwikkeling, kennis, cultuur en nog veel meer.

Hoe ziet de functie eruit in de praktijk:

Als Officemanager ben jij de rechterhand van de directeur-bestuurder en ondersteun je het managementteam van de organisatie. Bij jou komen alle interne administratieve processen samen. Jouw werk draagt bij aan een soepele bedrijfsvoering en een goed georganiseerde werkomgeving.

Dit is wat jij gaat doen:

• Ondersteuning van de directeur-bestuurder in zijn dagelijkse werk, inclusief gedeeltelijk agendabeheer en administratieve taken;
• Organisatie en notulering van het MT-overleg, inclusief het bewaken van de tijd, bespreken van belangrijke punten en vastleggen van besluiten en actiepunten;
• Verantwoordelijkheid voor de Raad van Toezicht-vergaderingen, waaronder het opstellen van de agenda, zorgen voor een gestroomlijnde vergadering en het verzamelen, versturen en archiveren van benodigde documenten;
• Ondersteuning van het managementteam bij administratieve taken, zoals personeelszaken, contractbeheer (bijv. verzekeringen) en bijdrage aan subsidieverantwoording, certificering en kwaliteitszorg door het verzamelen van waardevolle informatie en gegevens om rapportages op te stellen;

Jij:

• Hebt MBO+ of HBO werk/denkniveau;
• Hebt relevante werkervaring als officemanager, bestuurssecretaris of vergelijkbaar;
• Bent bekend met administratieve procedures en systemen, waaronder digitaal werken met Word en Excel en bent digitaal vaardig (ervaring met SharePoint, Outlook etc);
• Beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt goed samenwerken;
• Bent een organisatietalent, kunt goed prioriteiten stellen en werkt gestructureerd;
• Bent proactief, organisatiesensitief en denkt mee over verbeteringen en oplossingen.

Wij bieden:  

• Een uitdagende baan binnen een prettige, sociale, culturele en maatschappelijk betrokken organisatie;
• Een nieuwe functie door een andere combinatie van taken en rollen. Jij krijgt de ruimte om de functie mede vorm te geven en hoe deze te positioneren en hebt het vermogen om hier vanuit organisatieperspectief naar te kijken. Een werkomgeving waar oog is voor jou als medewerker en persoonlijke ontwikkeling voorop staat;
• Een marktconform salaris in schaal 8 van de CAO Openbare Bibliotheken (min. 3042,-  max 3863,- o.b.v. ervaring);
• Een dienstverband voor 28 tot 36 uur per week, voor de duur van een jaar met uitzicht op vast.
• Voor het werk te gebruiken telefoon en laptop worden gefaciliteerd.

Waar ga je werken:

De Bibliotheek Almelo en Theater Hof 88 hebben een belangrijke sociale functie in Almelo en de omliggende regio. Onze organisatie is op twee locaties gevestigd in het bruisende hart van de stad en speelt een centrale rol in het bevorderen van persoonlijke ontwikkeling en leesplezier, het bieden van inspiratie door het organiseren en faciliteren van culturele activiteiten met onder meer onze theater- en filmhuisprogrammering en een prachtige collectie boeken en digitale media.

Als officemanager is je primaire werkplek in de levendige omgeving van de Bibliotheek, waar mensen van allerlei achtergronden samenkomen.

Voor meer informatie: www.bibliotheekalmelo.nl en www.hof88.nl

Laten we kennismaken!

Herken jij jezelf in deze functie en voldoe jij aan de gestelde eisen? Wacht dan niet te lang en reageer via de knop “Solliciteren”.

Eerst graag meer weten over de functie? Voor informatie kun je contact opnemen met Joris Kemps (directeur) via jkemps@bibliotheekalmelo.nl. Telefonisch kan dit tijdens kantooruren op: 06-18789904.

Meer weten over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met recruitment@rijnbrink.nl

Rijnbrink ondersteunt in opdracht van de Bibliotheek Almelo en Theater Hof 88 bij de werving & selectie voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.